Business Intelligence: qué es, cómo funciona y por qué es clave para tu negocio
Por: Dulce Urdaneta / Grupo Milos C.A.
Publicado en enero 24 de 2024
El mundo de los negocios está lleno de datos. Cada día se generan millones de datos sobre clientes, ventas, operaciones, finanzas, competencia y más. Pero, ¿cómo podemos aprovechar toda esa información para tomar mejores decisiones y mejorar el rendimiento de nuestro negocio?
La respuesta es el Business Intelligence o inteligencia de negocios, la solución para aprovechar el potencial de los datos en tu negocio.
A continuación, te explicamos cómo el Business Intelligence puede mejorar tu negocio: concepto, funcionamiento y beneficios.
¿Qué es Business Intelligence?
Business Intelligence (BI) es un conjunto de procesos, tecnologías y herramientas que nos permiten recopilar, integrar, analizar y presentar datos empresariales de forma visual y comprensible.
El objetivo del BI es transformar los datos en conocimiento e insights que nos ayuden a entender mejor nuestro negocio, identificar oportunidades, resolver problemas y optimizar estrategias.
¿Qué diferencia hay entre Business Intelligence y Big Data?
Big Data es un término que se refiere al gran volumen, variedad y velocidad de los datos que se generan en la actualidad, tanto estructurados como no estructurados. El Big Data plantea nuevos desafíos y oportunidades para las empresas, que necesitan almacenar, procesar y analizar esos datos de forma eficiente y escalable.
Business Intelligence es una forma de aprovechar el Big Data para obtener valor de negocio. El BI utiliza técnicas y herramientas de análisis, minería, visualización y modelado de datos para extraer información relevante y útil del Big Data. BI no solo se basa en datos internos, sino que también puede incorporar datos externos de fuentes diversas, como redes sociales, sensores, aplicaciones o sitios web.
¿Elementos del Business Intelligence?
El Business Intelligence se compone de varios elementos que trabajan de forma integrada para ofrecer una solución completa de inteligencia de negocios. Estos elementos son:
Fuentes de datos
Son los orígenes de los datos que se van a utilizar para el BI. Pueden ser bases de datos internas o externas, archivos, sistemas operativos, aplicaciones, etc.
Almacenamiento de datos
Se refiere al lugar donde se guardan y organizan los datos para facilitar su acceso y análisis. Puede ser un almacén de datos (data warehouse), que integra datos de múltiples fuentes en un sistema central, o un lago de datos (data lake), que almacena datos en su formato original sin procesar.
Procesamiento de datos
Este proceso está constituido por el conjunto de operaciones que se realizan sobre los datos para transformarlos, limpiarlos, enriquecerlos y prepararlos para el análisis. Puede incluir procesos de extracción, transformación y carga (ETL), integración, calidad, seguridad y gobierno de datos.
Análisis de datos
Analizar datos es el proceso de explorar, examinar y modelar los datos para obtener información, conocimiento y predicciones. Puede utilizar técnicas y métodos de estadística, minería de datos, aprendizaje automático, inteligencia artificial, etc.
Visualización de datos
Cuando hablamos de visualizar datos, nos referimos a la forma de presentar los resultados del análisis de datos de forma gráfica e interactiva, mediante tableros, cuadros, gráficos, mapas, etc. La visualización de datos facilita la comprensión, la comunicación y la toma de decisiones basadas en los datos.
Herramientas de BI
Son las aplicaciones o software que nos permiten realizar las funciones anteriores de forma integrada, sencilla y eficaz. Existen diferentes tipos de herramientas de BI según su funcionalidad, alcance y complejidad.
Importancia del Business Intelligence
El Business Intelligence es importante para las empresas y organizaciones de cualquier tamaño y sector, ya que les permite aprovechar el potencial de los datos para mejorar su rendimiento y competitividad. Algunos de los beneficios del BI son:
- Mejora la toma de decisiones: el BI nos proporciona información precisa, actualizada y relevante sobre nuestro negocio, lo que nos permite tomar decisiones basadas en evidencias y no en intuiciones o suposiciones. El BI también nos ayuda a anticipar escenarios futuros y a evaluar el impacto de nuestras acciones.
- Aumenta la eficiencia y la productividad: gracias al BI podemos automatizar y optimizar procesos, reducir costes, eliminar errores, mejorar la calidad y aumentar la satisfacción de los clientes y empleados. El BI también nos facilita el acceso y el uso de los datos, lo que nos ahorra tiempo y recursos.
- Fomenta la innovación y la diferenciación: en efecto, el BI nos permite descubrir nuevas oportunidades de negocio, crear nuevos productos o servicios, personalizar la oferta, adaptarnos a las necesidades y preferencias de los clientes, y anticiparnos a las tendencias y cambios del mercado. Así mismo, el BI nos permite monitorizar y analizar el desempeño de nuestro negocio y el de nuestra competencia, lo que nos ayuda a mejorar y a destacar.
Ventajas y desventajas del Business Intelligence para las empresas
Como toda tecnología, el Business Intelligence tiene sus ventajas y desventajas, que hay que tener en cuenta a la hora de implementarlo y utilizarlo.
Algunas de las ventajas del BI son:
- Facilita el acceso y el análisis de los datos: el BI nos permite acceder a los datos de forma rápida y sencilla, sin necesidad de conocimientos técnicos o de depender de terceros. Adicionalmente, el BI también nos permite analizar los datos de forma flexible y personalizada, según nuestras necesidades y objetivos.
- Mejora la comunicación y la colaboración: ciertamente, el BI nos permite compartir y difundir los datos y los resultados del análisis de forma visual y atractiva, lo que mejora la comunicación y la comprensión de los mismos. También nos permite trabajar de forma colaborativa con otros usuarios, equipos o departamentos, lo que favorece el intercambio de ideas y la generación de valor.
- Proporciona una visión global y detallada del negocio: el BI nos permite tener una visión global y holística de nuestro negocio, así como una visión detallada y específica de cada aspecto o área del mismo. El BI nos permite integrar y relacionar datos de diferentes fuentes, niveles y dimensiones, lo que nos ayuda a tener una perspectiva más completa y profunda de nuestro negocio.
Algunas de las desventajas del BI son:
- Requiere una inversión inicial y un mantenimiento continuo: el BI implica una inversión inicial en infraestructura, software, hardware y personal, que puede ser elevada según el tamaño y la complejidad del proyecto. Además, el BI requiere un mantenimiento continuo para asegurar el correcto funcionamiento, la actualización y la seguridad de los datos y las herramientas.
- Puede generar una sobrecarga o una mala interpretación de los datos: a pesar de sus beneficios, el BI puede generar una gran cantidad de datos e información, que puede resultar abrumadora o confusa para los usuarios. Adicionalmente, si no es bien manejado, el BI puede generar una mala interpretación o un uso indebido de los datos, si no se aplican los criterios, los métodos y las herramientas adecuados para el análisis y la visualización de los mismos.
- Puede generar una dependencia o una pérdida de control de los datos: el BI puede generar una dependencia de los datos y las herramientas, lo que puede limitar la creatividad, la intuición o el juicio de los usuarios. Igualmente, puede generar una pérdida de control de los datos, si no se garantiza la calidad, la seguridad y la privacidad de los mismos, o si se ceden a terceros sin el consentimiento o el conocimiento de los propietarios.
¿Cuáles son las mejores prácticas para implementar el BI en mi negocio?
El BI es una forma de aprovechar el potencial de los datos para mejorar el rendimiento y la competitividad de las empresas y organizaciones. Para implementar el BI en tu negocio, te recomendamos seguir algunas de las siguientes mejores prácticas:
- Define los objetivos y requisitos de tu proyecto de BI, según las necesidades y metas de tu negocio. Identifica las preguntas, los indicadores, los criterios y las fuentes de datos que vas a utilizar para el análisis.
- Recopila e integra los datos de las diferentes fuentes, tanto internas como externas, que sean relevantes y fiables para tu negocio. Utiliza un almacén de datos o un lago de datos para guardar y organizar los datos de forma centralizada y homogénea.
- Procesa y prepara los datos para el análisis, aplicando operaciones de transformación, limpieza, enriquecimiento y calidad de datos. Además, asegura la seguridad y la privacidad de los datos, así como su actualización y mantenimiento.
- Analiza y visualiza los datos para obtener información, conocimiento y predicciones. Para ello, utiliza técnicas y herramientas de estadística, minería de datos, aprendizaje automático, inteligencia artificial, etc. Finalmente, presenta los resultados del análisis de forma gráfica e interactiva, mediante tableros, cuadros, gráficos, mapas, etc.
- Utiliza los visuals certificados por Microsoft, que son los que ofrecen un mejor rendimiento, calidad y seguridad. Sin embargo, evita el uso excesivo de visuals o de interacciones innecesarias entre ellos, ya que pueden ralentizar la carga del informe. Por lo tanto, elige los visuals más adecuados para cada tipo de dato y mensaje que quieras transmitir.
- Comprueba el rendimiento de los informes y optimiza su diseño y funcionalidad. Utiliza herramientas como el Analizador de rendimiento o el Monitor de consultas de Power BI para identificar y resolver los posibles problemas o cuellos de botella que afecten al rendimiento de los informes.
- Fomenta una cultura de datos en tu organización, involucrando a los usuarios, equipos y departamentos en el uso y aprovechamiento del BI. Por ejemplo, ofrece formación, soporte y feedback a los usuarios, así como, promueve la colaboración y el intercambio de información y conocimiento.
- Evalúa el impacto y el valor del BI para tu negocio, midiendo los resultados y beneficios que se obtienen con el uso del BI. Por último, ajusta y mejora tu estrategia de BI según las necesidades y objetivos de tu negocio. Recuerda mantenerte al día con las tendencias y novedades del sector.
Tipos de herramientas de Business Intelligence
Existen diferentes tipos de herramientas de Business Intelligence según su funcionalidad, alcance y complejidad. Algunos de los tipos más comunes son:
- Herramientas de reporting: son las que permiten generar informes y reportes sobre los datos, ya sean estáticos o dinámicos, personalizados o predeterminados, periódicos o puntuales. Estas herramientas facilitan la comunicación y la difusión de la información, así como el seguimiento y la evaluación de los indicadores de rendimiento (KPI).
- Herramientas de visualización: se refieren a herramientas que nos permiten presentar los datos de forma gráfica e interactiva, mediante tableros, cuadros, gráficos, mapas, etc. Al mismo tiempo, facilitan la comprensión y la interpretación de los datos, así como la identificación de tendencias, patrones y anomalías.
- Herramientas de análisis: son las que permiten explorar, examinar y modelar los datos para obtener información, conocimiento y predicciones. Para ello, utilizan técnicas y métodos de estadística, minería de datos, aprendizaje automático, inteligencia artificial, etc. Igualmente, las herramientas de análisis para BI facilitan la toma de decisiones basadas en evidencias y la generación de valor.
- Herramientas de integración: son las que permiten recopilar, integrar y procesar los datos de diferentes fuentes, tanto internas como externas, en un sistema centralizado y homogéneo. Concretamente, utilizan procesos de extracción, transformación y carga (ETL), integración, calidad, seguridad y gobierno de datos. Estas herramientas de BI facilitan el acceso y el uso de los datos, así como su fiabilidad y consistencia.
Recursos y herramientas de BI disponibles
En el mercado existen numerosos recursos y herramientas de BI que ofrecen soluciones para las diferentes necesidades y objetivos de las empresas y organizaciones. Algunos de los recursos y herramientas de BI más populares y utilizados son:
Power BI
Es un servicio de análisis empresarial de Microsoft que proporciona visualizaciones interactivas y capacidades de inteligencia empresarial con una interfaz simple y fácil de usar.
Tableau
Aquí, tienes un software de análisis e inteligencia de negocios que desarrolla productos de visualización de datos interactivos que se enfocan en inteligencia empresarial.
QlikView
Este software de inteligencia empresarial combina todos los datos, ayuda a crear informes y a obtener conocimientos empresariales de forma rápida.
SAP BI
Es un software de inteligencia de negocios que permite compartir información estratégica y tomar mejores decisiones con la suite SAP Business Objects Business Intelligence (BI).
Pentaho
Se trata de una plataforma de inteligencia de negocios de código abierto que ofrece integración de datos, análisis y visualización de datos. Actualmente, muchas empresas utilizan Pentaho como herramienta BI para la mejora de la capacidad de análisis y de toma de decisiones
MicroStrategy
Esta plataforma de inteligencia de negocios ofrece análisis avanzados, visualización de datos, movilidad empresarial y seguridad.
SAS Business Intelligence
Es una solución de inteligencia de negocios que ofrece análisis, informes, visualización de datos y cuadros de mando.
Sisense
Aquí tienes una plataforma de inteligencia de negocios que permite analizar y visualizar datos complejos de forma sencilla y rápida.
Oracle BI
Esta plataforma para inteligencia de negocios ofrece análisis, informes, visualización de datos y cuadros de mando integrados con las aplicaciones de Oracle.
Zoho Analytics
Con esta herramienta de inteligencia de negocios, puedes crear informes y cuadros de mando personalizados y colaborativos a partir de los datos de Zoho y otras fuentes.
Palabras finales
El Business Intelligence es una forma de aprovechar el potencial de los datos para mejorar el rendimiento y la competitividad de las empresas y organizaciones.
Básicamente, el BI se compone de varios elementos y procesos que permiten recopilar, integrar, analizar y presentar los datos de forma visual y comprensible. Además, el BI se basa en diferentes tipos y herramientas de inteligencia de negocios que ofrecen soluciones para las diferentes necesidades y objetivos de los usuarios.
En resumen, el Business Intelligence es importante porque facilita la toma de decisiones basadas en evidencias, aumenta la eficiencia y la productividad, fomenta la innovación y la diferenciación, y genera valor para el negocio.
